La realtà ci propone in continuazione fatti a cui noi reagiamo in diversi modi. Questi fatti possono essere definiti eventi. La prontezza nella reazione, in certe condizioni, può essere determinante per la sopravvivenza. La prontezza nella fuga da un predatore è la caratteristica fondamentale per sopravvivere in un ambiente ostile come quello della savana sub sahariana. Ne sapeva qualcosa l'uomo di qualche centinaia di migliaia di anni fa che viveva in quei luoghi. Per fortuna oggi le condizioni di vita e di pericolo sono cambiate: è meno probabile che l'uomo debba scappare da un predatore affamato.
La sua prontezza di reazione agli eventi comunque rimane, ma viene esercitata in un mondo molto più complesso, in una società molto più strutturata e connessa: quella che un tempo era una qualità si è trasformata in un difetto. Il semplice comportamento reattivo, infatti, porta molto spesso a prendere decisioni affrettate e superficiali, dettate appunto dalla spinta alla reazione immediata, tanto più forte quanto più è grave la minaccia: l'ansia e la paura accentuano di fatto la predisposizione alla reazione più istintiva.
Nelle situazioni critiche l'atteggiamento specialistico tende addirittura a peggiorare le cose: affrontare i problemi uno alla volta circoscrivendoli e isolandoli dal contesto, porta ad ignorare le relazioni profonde che legano gli eventi tra di loro, a sottovalutarne le cause non immediatamente rinvenibili nello spazio e nel tempo, insomma ci porta fuori strada perché ci impedisce di analizzare i quadro d'insieme.
Di fronte a problemi complessi si reagisce credendo di non aver abbastanza dati per prendere decisioni. In realtà di informazioni in azienda ce ne sono in eccesso, manca invece un criterio per distinguere ciò che importante da ciò che non lo è. Il pensiero sistemico ci aiuta a questo livello a disegnare una costruzione razionale e sintetica di cosa sia e di come funzioni un'azienda. Il manager è responsabile di uno o più processi: deve raggiungere degli obiettivi, è sottoposto a vincoli ambientali, assume delle decisioni e dispone di una serie di informazioni sull'andamento del processo, espresso da indicatori (KPI), o meglio da variabili indicatore.

rappresentazione processo
Più in particolare le variabili obiettivo individuano l'output del sistema (fatturato, clienti, produzione e altro), quelle ambientali individuano le influenze provenienti dall'ambiente esterno all'impresa (tassi di interesse, concorrenza, mercato e altro), le variabili decisionali rappresentano le possibili manovre che il manager può compiere per guidare il processo (prezzi di listino, dilazione di pagamento e altro) e infine le variabili indicatore fanno da supporto alle decisioni. Quando si comincia a utilizzare questo primissimo schema di analisi si raggiunge immediatamente una visuale diversa, che aiuta a capire meglio le tendenze del sistema azienda, rappresentata dal  processo principale che genera il valore (catena del valore), rispetto al suo ambiente si riferimento.

L’attività di consulenza relativa a questo livello di consapevolezza sistemica riguarda sia l’aiuto nella realizzazione di sistemi di Business Intelligence in senso generale, sia il supporto alla comprensione del funzionamento e del contenuto informativo dei modelli contabili.

Spesso le aziende si ritrovano alle prese con moltissimi dati senza il necessario criterio di organizzazione degli stessi che ne permetta la efficace comprensione. L’organizzazione dei dati implica però un criterio di ordinamento e rappresentazione, esemplificabili oggi attraverso cruscotti informativi sapientemente costruiti. Questi cruscotti sono la sintesi di tutta l’attività di individuazione, misura e rappresentazione delle variabili chiave aziendali. Insieme al nostro cliente formuliamo un progetto di rappresentazione e lo realizziamo tenendo conto delle tecnologie più all’avanguardia. Rendiamo questo processo costruttivo molto semplice, affiancando il cliente nei momenti più complessi e dotandolo di tutti quegli strumenti tecnici e di competenza necessari al fattivo controllo di gestione.

Relativamente ai modelli contabili, particolare declinazione della più ampia Business Intelligence, allo scopo di trasmetterne il raffinato e strategico contenuto informativo, forniamo manuali specifici, di nostra realizzazione, capaci di aggiungere alla consulenza un prezioso ausilio per approfondire, confermare, consolidare le conoscenze acquisite attraverso la nostra consulenza sistemica sul campo.

Nella letteratura, la Business Intelligence viene citata come il processo di "trasformazione di dati e informazioni in conoscenza". È a questo principio che ci riferiamo per definire gli strumenti necessari per assumere un comportamento aziendale adattivo. Nella letteratura, inoltre, la Business Intelligence è stata equiparata ai Decision Support Systems (Sistemi di Supporto alle Decisioni). In senso generale quest’ultima definizione sembra più corretta, perché permette di allargare l’ambito di inclusione, andando oltre i sistemi e le tecnologie informatiche per così dire di semplice analisi dei dati e comprendendo sistemi più articolati ed eterogenei tra di loro, legati tutti da un unico fattore comune: l’essere a supporto delle decisioni.

Cruscotto di Busines Intelligence

Introducendo il criterio di distinzione del tempo, si riescono poi a identificare sistemi di Business Intelligence rivolti al passato e sistemi di Business Intelligence rivolti al futuro. Nell’ambito del comportamento adattivo si manifesta la prima suddivisione degli strumenti, quella degli strumenti di Business Intelligence rivolti al passato. Gli altri, quelli rivolti al futuro, sono invece più adatti al comportamento creativo, di cui parliamo nella sezione successiva.
Nell’ambito del nostro caso, e cioè relativamente al comportamento adattivo, oltre agli strumenti classici di Business Intelligence, proponiamo strumenti più specifici, classici, relativi al controllo della gestione. I dati e le informazioni da trasformare in conoscenza sono contenuti in entità informative, articolate e organizzate, chiamate modelli contabili. Essi sono strumenti di controllo che registrano eventi dell’attività aziendale passata. Sono un insieme di variabili chiave da tenere sotto controllo influenzate dalle variabili decisionali e dalle variabili ambientali.
I modelli contabili che si utilizzano in questa fase si possono così descrivere:

 

    Modelli di Conto Economico

      Modello a valore della produzione e valore aggiunto

      Modello a costo del venduto

      Modello a margini di contribuzione

      Modello orientato ai ricavi

    Modelli di Stato Patrimoniale

      Stato Patrimoniale di pertinenza gestionale

      Stato Patrimoniale di pertinenza sintetico

    Modelli di Rendiconto finanziario

    Modelli contabili preventivi

 

 Cruscotto modelli

I benefici più comuni di usufruire di un sistema di Business Intelligence sono i seguenti:

- velocità di accesso ai dati aziendali;
- risparmio di tempo nella gestione e nel suo controllo;
- tempestività nel prendere le decisioni importanti;
- affidabilità, consistenza e coerenza dei dati;
- possibilità utilizzare di modelli previsionali per la massimizzazione dei risultati.

Ad questi benefici possiamo aggiungere quelli inerenti alla maggiore consapevolezza sistemica che l’individuazione delle variabili chiave e del loro monitoraggio porta:

- immediata individuazione delle tendenze importanti del business in cui l’azienda è impegnata;
- indicazione sui rimedi e sugli interventi da attuare in caso di necessità;
- individuazione e rappresentazione dei legami causa effetto della gestione aziendale.

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